ОСНОВНІ КРОКИ ПЛАНУВАННЯ РОБОТИ НА КОЖЕН ДЕНЬ

опубліковано 23 квіт. 2012 р., 10:52 office ewgenus

 Багато різнопланових завдань? Немає можливості вибирати, здається, що всі завдання термінові та часу на все не вистачає? Розглянемо основні кроки з планування роботи на кожен день.

1. «Знаходимо загальні риси» — направляємо фокус уваги відразу на декілька завдань і групуємо: окремо питання координації між підрозділами, питання, пов'язані з роботою персоналу, фінансові або господарські. Потім за кожною групою підбираємо виконавців відповідно до функціонала, необхідні фінансові ресурси та технологію виконання.

Додатковий позитивний ефект: можливість найбільш точно визначити, яка сфера роботи займає більше половини вашого часу та вирішити, чи не можна ці справи делегувати, віддати на аутсорсинг або просто відкласти? А чи збігаються ці справи з досягненням ваших короткострокових цілей? А з досягненням стратегічних цілей?

2. Збільшуємо «одиницю виміру». Поєднуємо в групи завдання, подібні за способом їхнього виконання. Потім вишиковуємо (викладаємо) всі ці групи в один послідовний ланцюжок. Якщо викладати завдання без попереднього угруповання, то ланцюг вийде занадто довгим, його складно буде втримувати в пам'яті, а тим більше - відстежити результати. Бажано, щоб таких «ланок» було не більше семи. Якщо в процесі відразу розкладаються декілька ланцюгів - добре; кожний ланцюг - це окремий план дій, можливо саме так вам зручно структурувати свій план, але таких ланцюгів - теж не повинно бути більше семи.

3. Кожне завдання ділимо на «неподільні частини».Як заощаджувати час при високій якості виконання? Кожна частина (сегмент) - це така операція (маніпуляція), яку необхідно виконувати без відриву від початку та до завершення. Така частина повинна бути обумовлена технічно. Наприклад, 10 хвилин - це оптимальний час у моїй роботі. Навіть при несподіваному втручанні підлеглих, колег або начальства, можна встигнути завершити цю частину. Упевнено, і керівник з розумінням поставиться, якщо ви закінчуєте розмову (документ і т.д.) і через декілька хвилин зателефонуєте або зайдете. Адже ваш керівник теж менеджер і прекрасно розуміє, як важливо планувати свій час і поважає це в інших. Та й чи часто вже вас кличуть «прямо зараз!». Це, швидше, наше бажання скоріше довідатися, «А що ж там???» - у листі, у коридорі, навіщо телефонували із приймальні, ой, а що в тому конверті... Терпіння! 5-7 хвилин можуть почекати практично всі та все, крім екстрених обставин. Якщо ж кожен дзвінок, питання або лист, яких прийшов на електронну адресу, для вас саме такий екстрений відволікаючий момент і ваша увага перескакує з поточного завдання на «новину», то візьміть собі за правило: почату «частину» не зупиняти та не відкладати. Практика показує, що користь від такого простого методу є вражаючою. Готові частини легко скласти в ціле, не вникаючи повторно в усі деталі, які вже були один раз якісно оброблені. А ще, вас не так часто будуть відволікати, адже ви самі вирішуєте, відволікатися вам чи ні. Деякі питання колеги навчаться вирішувати самостійно. І утома до вечора буде меншою, тому що робити невеликі справи в чіткій послідовності завжди легше, ніж працювати «пожежною командою», коли комусь раптом здалося, що без вас не можна в жодному разі (найчастіше це форма маніпуляції з метою перекласти на вас і виконання завдання іншої людини, а, заодно, і відповідальності за результат). Бережіть себе та свою увагу. Ясність і повнота сприйняття дійсності - це ключові фактори ефективності в поточній роботі менеджера.

4. «Знаходимо відмінності»: цей крок особливо важливий, якщо ваші щоденні завдання відрізняються одне від іншого менш ніж на 20%. Коли ми виконуємо однотипні завдання, ми потрапляємо під гіпнотичний вплив рутини (як під вплив монотонності маятникагіпнотерапевта), що позбавляє нас пильності і ясності сприйняття. Рутина - це необов'язково щось нудне, іноді це досить весело, активно і яскраво, але, по суті, рутина. Рутина - це черги малюнків, які змінюються, і дій, які в якийсь момент перестали бути осмисленими. Прості питання ставлять усе на місце: «Навіщо я це роблю? Чи є сьогодні актуальність того, що я робив ще вчора та продовжую сьогодні (і так уже чотири роки)?»...

Корисно подумки відсунутися від поточних справ і подивитися з боку. Достатньо присвятити цьому лише декілька хвилин, щоб побачити більш точно, що ж відбувається насправді. Якщо ви досягнули певної майстерності у виконанні деяких завдань, то спробуйте вивести певну систему, вибудувати авторську методику їхнього виконання та викласти її на папері. Потім навчити інших і передати, «відпустити від себе», залишивши за собою лише управлінський контроль. Саме так ви утягуєте інших членів команди в процес розвитку та зміцнюєте мотивацію співробітників, а самі маєте можливість перейти до нових, більш складних завдань у той момент, коли перебуваєте на максимальному рівні якості роботи, «на хвилі успіху».

5. Приймаємося за виконання: після розподілу «по поличках» прийшов час розпочинати. Використовуйте «накопичувальну силу інерції» - для послідовного виконання 5-ти завдань витрачаються ті самі ресурси, що й на виконання 3-х завдань, якщо за кожне з них братися окремо та в різний час. Спортсмени добре знають, як важливо добре розім'ятися перед забігом. Якщо щоразу розпочинати новий забіг, то значна маса енергії піде на «розминку» і «розбіг», залишаючи менше часу сил на саму дистанцію.

Наприклад, потрібно оформити декілька угод: спочатку всі дзвінки (з урахуванням робочого часу клієнтів), потім погодження всіх організаційних питань з суміжними структурами (підрозділами, партнерами, контрагентами), оформлення всіх комплектів документів. Послідовно потрібно заповнити бланки, подібні за формою, структурі та порядком оформлення. Результат - економія часу за рахунок зниження кількості перемикання уваги з одного формату на інший, відповідно, і зниження кількості помилок. (Однак, метод не підходить, якщо інформація з кожної угоди відрізняється більш ніж на 20%).

У такому випадку краще обробляти документи з кожної угоди як неподільну частину (див. п. 3).

Перераховані кроки використовуються найчастіше, але це, безумовно, неповний перелік.





Джерело: http://www.brainity.ru/

http://www.trud.gov.ua

Comments